Mijn e-mail komt bij de ontvanger in spam
Komt je e-mail bij de ontvanger in de spammap terecht, of wordt hij helemaal geweigerd? Meestal ligt de oorzaak bij de instellingen van je domeinnaam of bij de manier waarop de mail wordt verstuurd. Loop de onderstaande punten in volgorde na.
1. Controleer SPF, DKIM en DMARC
Dit zijn drie DNS-records die ontvangers gebruiken om te controleren of een e-mail echt van jouw domein komt. Ontbreekt er een, dan is dat verreweg de meest voorkomende reden voor spam-markering.
- SPF geeft aan welke servers mail mogen versturen namens je domein. Voor mail via Intention is dat
v=spf1 include:spf.spamcluster.nl a -all. Lees Wat is een SPF record? - DKIM zet een digitale handtekening onder elke mail. Bij een hostingpakket van Intention staat dit standaard aan. Lees Wat is DKIM?
- DMARC vertelt ontvangers wat ze met afgekeurde mail moeten doen. Google en Microsoft verwachten dit record. Lees Wat is DMARC en hoe stel ik het in?
Test je domeinnaam op internet.nl. Daar zie je in één keer welke van de drie ontbreekt of fout staat.
2. Verstuur je ook via andere diensten?
Gebruik je naast je mailbox bij Intention ook een nieuwsbriefprogramma, een webshop, een boekhoudpakket of Microsoft 365 om mail te versturen? Dan moet elke dienst in je SPF-record staan. Anders keurt de ontvanger die mail af. Een SPF-record met meerdere diensten ziet er bijvoorbeeld zo uit:
v=spf1 include:spf.spamcluster.nl include:servers.mcsv.net a -all
Welke waarde je moet toevoegen staat in de documentatie van de betreffende dienst. Let op: een SPF-record mag maximaal tien include-verwijzingen bevatten.
3. Verstuurt je website mail?
Contactformulieren en webshops versturen vaak mail rechtstreeks vanaf de webserver. Die mail heeft geen handtekening en komt daardoor sneller in de spammap. Laat je website versturen via de mailserver met inloggegevens:
| Server | mail.whserver.nl |
|---|---|
| Poort | 587 (StartTLS) |
| Gebruikersnaam | Een bestaand e-mailadres van je domein |
| Wachtwoord | Het wachtwoord van dat e-mailadres |
In WordPress doe je dit met een SMTP-plugin, bijvoorbeeld WP Mail SMTP. Gebruik als afzender altijd een adres van je eigen domein, nooit het adres dat de bezoeker in het formulier invult. Lees ook Mail versturen vanaf website (limieten).
4. Staat je domein of IP-adres op een blacklist?
Als er ooit spam vanaf je domein is verstuurd, bijvoorbeeld door een gehackte website of een gelekt wachtwoord, kan je domein op een zwarte lijst staan. Controleer dit op MXToolbox. Sta je op een lijst, verhelp dan eerst de oorzaak (wachtwoord wijzigen, website opschonen) en vraag daarna verwijdering aan bij de lijst zelf.
Het IP-adres van de uitgaande mailservers van Intention beheren wij. Zie je een melding over ons IP-adres in een bounce-bericht, stuur die dan door naar support@intention.nl. Dan pakken wij het op.
5. Kijk naar de inhoud
Spamfilters kijken ook naar de mail zelf. Vermijd:
- Een onderwerp in hoofdletters of met veel uitroeptekens.
- Mail die alleen uit een afbeelding bestaat, zonder tekst.
- Verkorte links (bit.ly en dergelijke) en links naar een ander domein dan het afzenderdomein.
- Grote bijlagen of bijlagen van het type .zip of .exe.
- Een afzendernaam die niet past bij het adres, zoals "Microsoft" vanaf jouwdomein.nl.
Op mail-tester.com kun je een testmail sturen. Je krijgt een score en per onderdeel te zien wat er beter kan.
6. Doorgestuurde mail
Stuur je mail automatisch door van je Intention-adres naar bijvoorbeeld Gmail? Dan ziet Gmail mail van derden binnenkomen via onze server, wat de SPF-controle van de oorspronkelijke afzender kan laten mislukken. Dat is normaal gedrag van doorsturen. Wil je dit vermijden, haal de mail dan met IMAP op in plaats van door te sturen.
7. Nieuw domein of nieuwe mailbox
Een domeinnaam die nog nooit mail heeft verstuurd heeft geen reputatie. Grote ontvangers zijn dan de eerste weken extra voorzichtig. Begin met kleine aantallen naar mensen die je kennen en bouw het langzaam op. Verstuur geen honderden mails op de eerste dag.
Wat kan de ontvanger doen?
Vraag de ontvanger om jouw adres toe te voegen aan de contacten of als veilige afzender te markeren. Dat helpt voor die ene ontvanger direct. Bij zakelijke ontvangers kan de beheerder je domein op een lijst met vertrouwde afzenders zetten.
Kom je er niet uit?
Mail ons op support@intention.nl en stuur mee:
- Het afzenderadres en het adres van de ontvanger.
- Datum en tijd van de mail.
- De volledige tekst van een eventueel bounce-bericht, of de headers van de mail zoals die bij de ontvanger is binnengekomen.
Met die gegevens kunnen wij in de logboeken van de mailserver zien wat er met de mail is gebeurd.